Delovanje projektne skupine

 Coming together is a beginning.
Keeping together is progress.
Working together is success.

Henry Ford (1863-1947)

 

Uspešne projekte izvajajo uspešne projektne skupine. Zelo enostavna, a resnična trditev. Pogosto je delo projektne vodje tudi ustvarjanje uspešne, torej usklajene in dobro delujoče skupine. Sodelavcev v projektu si običajno ne izbiramo po tem, kako dobro se razumejo, temveč po tem, kakšna so njihova znanja in sposobnosti in ali so na razpolago v času trajanja projekta. Torej ne dobimo projektne skupine, ampak jo ustvarjamo. Ustvariti moramo namreč okolje, kjer je pomembno sodelovanje in skupno delo. V takšnem okolju sodelavci razumejo in verjamejo, da je načrtovanje, izvajanje in odločanje boljše, če ga naredimo v sodelovanju. V današnjem pojmovanju vrednot, kjer poudarjamo različnost in izjemnost je to kar težko doseči.

A ni nemogoče, če se dela lotimo s potrpljenjem in vemo, kaj hočemo.

To, da čutimo, da pripadamo skupini pravzaprav pomeni, da se čutimo del nečesa, kar je večje od nas samih. Odločilno za to je, da dobro vsi razumemo cilje, ki jih skušamo v nekem projektu doseči. Pri tem ni pomembna le izvajalska vloga posameznika v projektni skupini, temveč struktura samega projekta. Naloga projektnega vodje pri tem je, da poskrbi, da imajo vse vloge smiselne cilje in dovolj natančno določene rezultate in da pri tem sodelujejo vsi vpleteni. Pogosto se namreč zgodi, da projektno skupino sestavljajo sodelavci in sodelavke iz različnih oddelkov, zbrani le tokrat in le za ta projekt. V tem primeru pa je za uspešno skupinsko delo pomembno razumevanje cilja projekta v razmerju do ciljev in poslanstva vse organizacije. Prav v primeru projektov, ki vključujejo informacijsko tehnologijo je taka kombinirana projektna skupina zelo pogosta.

Da bi dosegli učinkovito projektno delo in vzpodbudno skupinsko kulturo moramo poskrbeti, da se bodo naslednje aktivnosti redno in disciplinirano izvajale.

Vodje morajo nedvoumno sporočati, da pričakujejo, da bodo vsi člani projektne skupine sodelovali med sabo. Nihče si ne more popolnoma prilastiti določenega delovnega področja ali aktivnosti. Tisti, ki si odgovorni za izvedbo te aktivnosti morajo spoštovati ideje drugih.

Odgovorni morajo sami prestavljati vzor skupinskega delovanja - med sabo in z drugimi v organizaciji. Tudi, ko gre kaj narobe, morajo tak način dela ohraniti in se ne predati skušnjavi starega načina dela.

Vsi v organizaciji morajo spoznati prednosti takšnega skupinskega dela in ga iskreno podpirati. Nič ne pomaga, če na sestankih in predstavitvah podpirajo skupinsko delo, potem se pa ob kavici muzajo in izražajo dvom.

Nagrajujte rezultate skupinskega dela. Ne vzpodbujajte samotarjev, pa četudi so zelo dobri v svojem delu. Sami bodo spoznali, da delujejo bolje, če imajo ob sebi skupino.

Poskrbite, da se bo govorilo o uspehih skupine. »Se spomnite, ko je lansko leto skupina MPR v dveh tednih znižal število napak v kodi za 50 odstotkov....« Takšna pozitivna sporočila poudarjajo uspeh skupine in s tem skupinskega dela. In kako zgradimo uspešno projektno skupino?

Ob angleški besedi »team building« kaj hitro pomislimo na kakšen bowling ali ljudi, ki bingljajo na vrvicah v adrenalinskih parkih ....ali pa se prestrašeno oprijemajo skal ob penečih se brzicah hčera planin.

Opazila sem, da si mnoge organizacije na ta način predstavljajo gradnjo uspešne in dobro delujoče projektne skupine. Potem so pa presenečeni, da v tako težkih pogojih preizkušene skupine na projektu ne delujejo usklajeno. Seveda ne, projekt je vsakodnevna disciplina in ne igranje Mojce in Kekca. Saj nisem proti takšnim izletom ali dogodkom - tiste, ki sem se jih sama udeležila imam v zelo lepem spominu. Skušam le povedati, da projektno skupino gradimo vsak dan in kar naprej da to ni le enkratna akcija.

Da boste ustvarili uspešno projektno skupino je pomembno, da se držite naslednjih načel:

Opišite namen projekta

Vsi naj razumejo, kakšen je namen in mesto projekta v celotni strategiji vaše organizacije? Razložite, kako vaš projekt poudarja cilje, vrednote in vizijo vaše organizacije.

Natančno definirajte pričakovanja

Ali vsi natančno razumejo, kaj pričakujete od njih? Projektna skupina mora zelo dobro razumeti, kakšne rezultate pričakujete od njih in zakaj je skupina sestavljena tako, kot je. Ne zamudite nobene priložnosti, da bi predstavili cilj projekta in poudarili prioritete.

Vzpodbujajte sodelovanje

Vprašajte se, ali člani projektne skupine sploh hočejo sodelovati v projektu. Se zavedajo, kako pomembno je skupinsko delo za uspeh projekta. Prepričajte se, da vidijo člani svojo priložnost za rast in razvoj v tej skupini. Poskrbite, da se bo vaša projektna skupina posvetila reševanju problemov in izvajanju aktivnosti. Poskusite doseči, da bo skupina čimbolj uspešno skupaj reševala probleme in ne razmišljajte preveč o tem kako bi najbolje delovala skupaj v neki hipotetični situaciji.

Zagotovite nadzor

Projektna skupina naj ima možnost v vsakem trenutku videti, v kakšnem stanju je projekt. Za projektnega vodjo to pomeni, da mora redno objavljati in obnavljati status projekta. Vsak član projektne skupine ima možnost, da opozori na težave v izvajanju aktivnosti in se posvetuje s sodelavci. Razdelite odgovornost za posamezne rezultate ali mejnike. Poskrbite, da bodo vsi začutili, da je njihovo sodelovanje pomembno in koristi vsem v projektni skupini.

Komunikacija

Vsi morajo razumeti prioritete v projektu in njihova ozadja. To pomeni, da morajo pomembne poslovne informacije, ki se tičejo projekta in vplivajo na postavljanje prioritet teči neovirano. Praktično je najenostavneje, če projektno skupino o tem redno obveščate na sestankih ali pošiljate obvestila. Preverite, kako člani projektne skupine komunicirajo med sabo.

Kreativnost

Vzpodbujajte kreativnost in če je le mogoče pomagajte članom svoje projektne skupine do dodatnih šolanj, literature ali pa jim omogočite, da vidijo rezultate svoje kreativnosti v dejanskem svetu.

Posledice

Projektna skupina se mora zavedati posledic svojega skupnega dela. Poskusite poudarjati pozitivne, vendar ne spreglejta negativnih.

Sprememba razmišljanja

Uspeh projekta je uspeh skupine. To sem že enkrat napisala. Ampak napisati ni dovolj. Pomembno je, da se spremeni razmišljanje, ki bo v organizaciji pripeljalo do spoznanja, da ji bo podpora skupinskemu delu prinesla dolgoročne pozitivne rezultate.

Na rednih statusnih sestankih preverjajte stanje projekta in poročajte o uspehih in neuspehih, da jih bodo vsi razumeli. Razlog, da se sodelavci na delu projekta ne razumejo med sabo, običajno ni neskladnost karakterjev, temveč to, da nimajo vsi iste predstave o ciljih in načinih, kako jih doseči. Čimprej boste to oviro odstranili, tem hitreje bo projekt stekel po načrtih.

Poskrbite, da se bodo člani projektne skupine prijetno počutili. Saj ni nič narobe, če se nekajkrat pošteno nasmejite na statusnem sestanku. Pojdite skupaj na kosilo ali kakšno prireditev.

Uspehe projektne skupine predstavite na način, ki je v navadi v vaši organizaciji. Deležnike projekta boste tako ali tako uradno obvestili. A to je razmeroma majhna skupina. Za člane vaše projektne skupine bo veliko prijetneje, če bodo za vaš uspeh izvedeli tudi sodelavci iz drugih skupin. Kdo ve, moda boste pa prav vi sprožili tiste govorice o uspešni projektni skupini.....

Za konec pa so poglejmo še nekaj pasti, ki se jim skušajmo izogniti pri gradnji projektne skupine.

  1. Projektne skupine sploh ni treba graditi. Izbereš dobre ljudi in skupina se naredi sama.
    V tehnološko zahtevnih projektih kot je gradnja informacijskih sistemov, so člani projektih skupin običajno strokovnjaki in individualisti. Slej ko prej pride do konfliktov, predvsem zaradi nerazumevanja. Poskrbimo za čimbolj jasno predstavitev ciljev in aktivnosti. V tem primeru je še bolj pomembno, da zavestno ustvarimo dobro delujočo skupino.
  2. Bowling ali obisk adrenalinskega parke ustvari skupino.
    Enkratni dogodki lahko postavijo skupino, ne morejo pa je vzdrževati ves čas projekta.
  3. Skupino ustvari »kemija«. Ljudje se razumejo ali pa se ne razumejo. Za resno projektno delo je delovanje skupine stvar, ki si jo lahko privzgojimo. Spomnimo se na športne ekipe. Učinkovito skupino ustvarijo s treningom in natančno delitvijo vlog. V uspehih se skupina krepi.
  4. Cilj dobre projektne skupine je, da so si člani všeč.
    Hm, malce naivno, ne. Pomembno je, da si zaupajo, se spoštujejo, dobro delujejo kot skupina in da so pri tem učinkoviti.
  5. V dobri skupini ni konfliktov in nesporazumov.
    Konflikti in nesporazumi lahko pripeljejo do novih, bolj učinkovitih rešitev. Dobro delujoča projektna skupina se jim ne izogne, temveč jih le bolj učinkovito upravlja.

Čas v letu je ravno pravi, da okrepite povezave v svoji projektni skupini. Privoščite si, kolikor in kar si lahko. Je pa to tudi čas za obljube. Kaj, ko bi si tokrat obljubili, da boste v novem letu poskrbeli za redno vzpodbujanje skupinskega duha v vaši projektni skupini? Srečno!

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič

ZAVOD PRAVA POTEZA • 02 2310 610 • 041 380 585 • info@prava-poteza.si

ZAVOD PRAVA POTEZA - 2017