naloge

Začnimo s projektom

Tanja — Thu, 21 Jan 2021 19:26:55 +0000

Začnimo s projektom Tanja Čet, 21. 01. 2021 - 20:26

V Sloveniji je mnogo organizacij, ki so zelo uspešne pri formaliziranem izvajanju in nadzoru projektov. Ne glede na to, kaj je bil povod za to, da so se lotili takega načina dela, so dokazali, da je tako delo smiselno in učinkovito. Pravzaprav velikih projektov brez formalizacije sploh ne moremo uspešno izpeljati. Uspešno pomeni, da dosežemo zastavljene cilje v določenih rokih z določenimi sredstvi.

Občutek pa imam, da je še več podjetij, ki se projektnega vodenja loteva prav zdaj. V določeni fazi razvoja namreč vsako podjetje ali skupina preraste fazo obrtniškega delovanja, hackerstva in prijateljskega sodelovanja, ali zgolj izpolnjevanja navodil okolja in institucij.

Sodelavci in odgovorni ugotovijo, da bi se morali lotiti dela projektno. Organizacija je torej z vidika projektnega vodenja dozorela in si obeta iz takšnega načina dela napredek in večjo učinkovitost.

Že poplava komercialnih programov, ki ponujajo pomoč za vodenje, predvsem pa spremljanje projektov, kaže ne to, da je področje zelo aktualno. Kar vtipkajte v Googlu »project management software« in zasulo vas bo na tisoče spletnih strani, ki ponujajo po svojih besedah najučinkovitejše rešitve.

Vendar pozor, to so le orodja ali okviri, ki nam pomagajo pri administrativnih opravilih: zbiranju podatkov in poročil, pripravi pregledov, dokumentov, analiz statistik, prikazov, izračunih obremenitev, časovnem razporejanju virov; po določenih algoritmih skušajo optimalno razporediti naloge in izvajalce. Običajno za osnovo uporabijo kakšno metodologijo (na primer: BPM, Chestra, IDEAL, PRINCE 2, Prodigy). Nekatere nam nudijo možnost, da metodologijo postavimo tudi sami.

Mnoga orodja so opremljena z že pripravljenimi predlogami, ki bi jih naj mlad in nadobuden vodja uporabil za svoj prvi projekt. V tem delu pa tiči past, ki nas lahko zavede v slepo sledenje predpisanim korakom.

Vsak projekt je drugačen in vreden tehtnega premisleka. Predloge, ki jih nudijo podporni programi uporabimo predvsem kot kontrolni seznam.

Vse metodologije predstavljajo le formalizacijo procesa zasnove in vodenja projekta, ne morejo pa nadomestiti skrbnega vodstva izkušenega projektnega vodje in usklajene projektne skupine.

Kaj je sploh projekt?

To je prvo vprašanje, ki si ga torej mora projektni vodja postaviti in nanj tudi odgovoriti. Ne bom se šalila, kot včasih na kakšni delavnici, da je zame projekt tudi nakup čevljev. Oglejmo si raje nekaj definicij projekta iz vidika projektnega vodenja: Projekt je časovno omejeno prizadevanje ustvariti enkraten produkt ali storitev (vir: PMBOK 96). Časovno omejen pomeni, da je vsakega projekta enkrat konec, enkraten produkt ali storitev pa pomeni, da se rezultat projekta razlikuje od ostalih rezultatov projektov v organizaciji.

Projekt je nova dejavnost ali sistematičen proces, ki ustvari nov izdelek ali storitev, katerega predaja predstavlja zaključek. Tipično za projekte je, da imajo omejene vire (Max Wideman).

Projekt je enkratna in prehodna dejavnost za dosego novih ciljev, ki vključuje precejšen delež tveganja in negotovosti (JR Turner).

Res je, definicij je še mnogo več, a vse govorijo podobno:

Rezultat projekta je nekaj novega - izdelek ali storitev.
Viri za izvedbo projekta so omejeni in povezani s tveganjem.
Vsak projekt ima svoj konec.

Dobro je, da se spomnimo, kaj pravzaprav pomeni beseda »projekt«, ki smo jo tako samoumevno prevzeli v industrijskih družbah. Latinska beseda »projectum« izhaja iz »projicere«, kar pomeni »vreči naprej«. Pravzaprav je včasih ta beseda pomenila nekaj, ki se zgodi pred nekim drugim dejanjem, torej načrtovanje in ne izvedba.

Smisel besede se je spremenil v po letu 1950, ko so se v ZDA začele razvijati tehnike projektnega vodenja kot rezultat t.i. Krize Sputnik, ko so Sovjeti v vesoljski tekmi prehiteli vase zaverovane Američane.

V tradicionalnem pristopu običajno razlikujemo pet faz v razvoju projekta:

začetek projekta,
načrtovanje,
izvedba,
nadzor in
zaključek.

Ob začetku projekta se mora vsak projektni vodja skupaj z vsemi podporniki projekta (to so vsi tisti, ki imajo moč, da na projektne aktivnosti in njihove rezultate kakorkoli vplivajo) temeljito razmisliti, kaj so cilji projekta. Naj nam ne bo žal časa za pogovor, analizo, raziskave in dokumentacijo. Zapišimo vse, kar smo se dogovorili in postavili kot cilje. Pri tem naj nam bodo glavno vodilo želje naročnikov, naj bodo zunanji ali notranji, znani ali neznani.

Postaviti moramo čimbolj natančen okvir projekta, zato zapišimo obseg (scope) projekta. Za vsak projekt, torej tudi projekt, ki vključuje informacijsko in komunikacijsko tehnologijo to pomeni, da moramo zapisati in opisati vse cilje in produkte oziroma storitve. Na ta način se bomo izognili kasnejši nekontrolirani rasti obsega projekta (t.i. scope creep) in kar naprej izmikajočemu se zaključku projekta.

Cilji projekta

Pri projektu moramo torej zelo natančno določiti, kaj je produkt (product) oziroma rezultat projekta in kaj cilj (objective) projekta.

Cilj projekta je prednost ali priložnost, ki jo pridobimo s tem, da rezultat projekta postavimo v poslovno okolje.

Ne glede na to, kako oblikujemo in zapišemo naše cilje, jih lahko razdelimo v tri glavne kategorije:

Bistveni cilji - to so razlogi, da smo se projekta sploh lotili.
Dodatni cilji - dosežemo jih tako »mimogrede«, a niso razlog, da so smo začeli projekt.
Cilji, ki jih s tem projektom ne bomo dosegli - dobro je, da v komunikaciji s podporniki in sodelavci tudi te cilje jasno opredelimo. Na primer: implementacija nove programske opreme za nadzor skladišča ne bo zmanjšala stroškov vnosa podatkov, čeprav bi to lahko pričakovali.

Oboje, cilje in rezultate, moramo v prvi fazi projekta dobro opisati.

Cilj projekta je dobro opisan, če iz opisa ugotovimo naslednje:

kateri vidik dela se bo spremenil,
kako bomo lahko izmerili spremembo parametra, ki opisuje ta vidik,
kakšna je trenutna vrednost tega parametra,
ciljna vrednost parametra, ki ji hočemo doseči in
kdaj bomo dosegli to vrednost.

Vsaj bistveni cilji projekta morajo biti zapisani na tak način.

Ne zamudimo nobene priložnosti, da bi te cilje predstavili podpornikom projekta in projektni skupini v začetku, pa tudi med potekom projekta.

Za končni uspeh projekta je odločilnega pomena, da se vsa skupina identificira s cilji in da vsi vpleteni zelo dobro razumejo, kateri so produkti in predvsem cilji projekta.

Produkt je tako rekoč fizična zadeva, direkten rezultat našega dela, čeprav je včasih zaradi tehnologije same ne moremo res prijeti v roke. Primer produkta je lahko program, vsebina tečaja ali portal, lahko je torej tudi storitev. Produkt kakšnega drugega projekta je nova stavba, avto, oblačilo, zavarovanje, počitniško potovanj.

Rezultat dela, torej tudi produkt, pa je tudi pripomoček za izvedbo projekta samega.

Primer takšnega produkta je dokumentacija, elaborat, projektni načrt ali poročilo.

Pozorno si zapišimo listo in vsebino vseh produktov, ki jih bomo izdelali v okviru našega projekta. Specifikacija produktov projekta je lahko revidiran opis ciljev, interni ali eksterni zahtevnik, projektni načrt, načrt porabe virov, pregled stroškov, načrt za obvladovanje tveganj, pogodbe, poročila podizvajalcev in ostala projektna dokumentacija. Vse to bomo izdelali med tekom projekta, na začetku le premislimo kaj bomo potrebovali.

Šele ko smo uskladili in določili cilje in produkte projekta, je čas, da izberemo pravi življenjski cikel, formiramo projektno skupino in si zagotovimo ostale vire. Odločimo se tudi za metodologijo in orodja. V tehnološkem svetu poznamo več metodologij, ki jih lahko uporabimo takšne kot so ali si jih delno prilagodimo. Če pa imamo možnosti, lahko metodologijo razvijemo tudi sami. V tem primeru bo gotovo pisana na kožo naši organizaciji.

Vendar takšna lastna metodologija ne more izhajati iz le enega projekta. Kakorkoli se odločimo, velja, da je pri zahtevnejših projektih metodologija nujna in nam bistveno pomaga, a ne nadomesti našega dela in razmišljanja o točno določenem projektu, ki ga začenjamo. Ponuja nam strokovno oporo.

Ko smo določili obseg in cilje, se torej lotimo načrtovanja našega projekta in si pri tem pomagamo z metodologijo in izbranim programskim orodjem, ki jo podpira.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič

naloge

Dobil sem projekt, kakšne so moje naloge?

Tanja — Thu, 21 Jan 2021 19:21:46 +0000

Dobil sem projekt, kakšne so moje naloge? Tanja Čet, 21. 01. 2021 - 20:21

Naloge projektnega vodje

Projekt ni pravi projekt, če nima vodje. In katere so vodjine naloge? »Vodja mora izpolniti cilje projekta po sprejetem načrtu s predvidenimi viri«, boste rekli. To je zelo načelen odgovor, ki daje le slutiti pomen in kompleksnost dela projektnega vodje. V vsakem trenutku moramo ohraniti misel na to, ZAKAJ smo se lotili projekta in KAJ hočemo doseči (kvalitativne in kvantitativne cilje) in izpeljati funkcionalni del poslovnega plana, ki pokriva »moj«.

Delo projektnega vodje lahko v grobem razdelimo v dva dela - upravljanje aktivnosti (zagotavljanje, da je delo res in dobro narejeno) in upravljanje projektnega okolja.

Na izvajanje projektnih aktivnosti lahko in mora aktivno vplivati. Upravljanje projektnih aktivnosti zajema:

načrtovanje,
organiziranje,
vodenje,
nadzor,
koordinacijo aktivnosti.

Upravljanje projektnega okolja je seveda drugačno od izvajanja samega projekta. In kaj je projektno okolje? Vse tisto, kar lahko vpliva na rezultate projekta in ni odvisno od samega projektnega teama: stranke, višje vodstvo, institucije, zakonodaja in predpisi, zunanji partnerji in konkurenca. Upravljanje tega okolja poteka s pomočjo dvosmerne komunikacije in sodelovanja v delovnih telesih, kjer lahko projektni vodja predstavi situacijo na projektu, predstavi ali zagovarja svoja stališča. To je pomembno dolgoročno delovanje vodje, ki bi se mu marsikdo rad izognil, sploh, če imam večje nagnjenje do tehnologije, kot do politike.

Če se osredotočimo le na upravljanje aktivnosti, potem si mora projektni vodja svoj delovni čas razdeliti med upravljavske in operativne naloge. V tej delitvi pogosto tiči past, v katero se novi projektni vodje hitro ujamejo: radi se spustijo v tehnično operativno delo, ki ga zelo dobro obvladajo in zanemarijo upravljavske vidike.

Svoj najkvalitetnejši čas moramo vsekakor posvetiti načrtovanju. Stara modrost (Sun Cu) pravi: »Zmaga tisti, ki je pri načrtovanju upošteval vse okoliščine«. Z organiziranjem in vodenjem aktivnosti dosežemo, da se plani dejansko izvajajo. Koordinacija morebitnih zunanjih in notranjih partnerjev prinese usklajenost z načrtovanimi aktivnostmi oziroma prilagoditev načrtov. Nadzor vseh aktivnosti pa nam daje odgovor na stalno vprašanje: »Ali gre delo po načrtu?«

Vse vodjeve odločitve se vrtijo okrog dela, denarja in ljudi. »Kako lahko najbolj učinkovito organiziram delo, da bomo najbolje izrabili razpoložljive vire? Kako z najbolj ekonomično rabo virov optimalno izrabim investicijo? Kako bi uporabil/a vodstvene tehnike, da bi bili ljudje učinkoviti in zadovoljni?« Stalno analiziramo najpomembnejše točke procesa izvedbe, neuporabne rezultate, posebej drage operacije, kakovost oziroma nekakovost.... Na podlagi teh analiz, ki so lahko čisto neformalne in interne skušamo izpeljati izboljšave in dodatne ukrepe.

O načrtovanju sem že govorila v prejšnji številki, naj še enkrat poudarim le to , na kar pogosto pozabimo: ne moremo načrtovati, kaj se bo zgodilo, temveč le to, kar mi mislimo, da se bo zgodilo. Zato moramo plan nenehno prilagajati dejanski situaciji in ga vedno dopolnjevati. To velja za vse sestavine projektnega plana - tehnični del, finančni del, urnik, nadzor tveganj in obvladovanje sprememb.

Znanje, ki bi ga moral imeti projektni vodja lahko razdelimo na štiri skupine. Pa si poglejmo.

Organizacijsko in upravljavsko

Obvladati moramo planiranje, organizacijo delovnih skupin, upravljanje nalog in reševanje problemov.

Tehnično

Potrebujemo vsaj poznavanje oz. razumevanje tehnik in pristopov, ki jih uporabljajo sodelavci v tehničnem delu projekta. Če je projektni vodja član izvedbenega teama, to seveda ne bo problem, lahko pa je obremenjujoče, če vodja nima dovolj tehnične avtoritete ali vsiljuje svoje mnenje.

Delo z ljudmi

Pozitivna naravnanost in vzpodbujanje motiviranosti sodelavcev je zelo pomembna za občutje in delovanje skupine. Smiselno delegiranje in dobro definiranje pravil sodelovanja mora že v začetku projekta poskrbeti za ustvarjalno klimo. Projektni vodja mora biti vešč pogajanj in predstavitve svojega dela in ciljev vse skupine.

Administrativno delo

Nazadnje ga opisujem, a to ne pomeni, da je najmanj pomembno. Dobro administrativno delo prinaša red in stabilnost v projekt. Administracija pri našem delu pomeni, da sledimo projektnim, finančnim, pravnim in pogodbenim postopkom. Ob tem pa pomislimo tudi na to, kak bi ga izboljšali

Seveda nihče ne začne svojega dela kot projektni vodja z vsemi temi znanji in sposobnostmi. Prav pa je, da se jih zaveda, razmisli o svojih obstoječih znanjih, jih poskusi nadgraditi z dodatnim izobraževanjem, kasneje pa uporabi v projektu. Delo projektnega vodje je torej tudi nenehno izobraževanje.

Najpomembnejši dejavniki v vseh zgoraj naštetih štirih skupinah so ljudje. Projektni vodja mora torej kar naprej komunicirati na vse načine, ki jih ponuja tehnologija in so mu osebno blizu, delegirati, nadzirati, upravljati s časom sodelavcev, ocenjevati njihovo delo, pomagati postavljati njihove osebne cilje, skušati vplivati na to, da bodo v svojem delu zadovoljni. To velja za ljudi znotraj in v okolici projekta. Pri ljudeh, ki niso direktno člani projektne skupine deluje kot razlagalec stanja projekta, podjetnik, ki ponuja rešitve ali pogajalec, medtem ko pri »svojih« ljudeh deluje kot vodja, motivator, promotor.

Znotraj projekta ima vodja precej sorazmerno kratkotrajnih aktivnosti:

definiranje prioritet,
prepoznavanje in reševanje konfliktov,
pripravljanje alternativnih rešitev,
upravljanje sprememb,
oblikovanje zahtev po znanju,
spremljanje in dodeljevanje dela,
definiranje potreb po dodatnih virih,
prepoznavanje in nagrajevanje posebnih dosežkov,
skrb za ustrezno vidljivost in promocijo rezultatov,
skrb za ustrezno poročanje,
pripravljanje operativnih načrtov,
zagotavljanje, da bodo tehnični problemi projekta rešeni,
skrb za tehnično kakovost,
spremljanje porabo finančnih sredstev,
zagotoviti, da bodo rezultati pravočasno dostavljeni,
poskrbeti, da teče sodelovanje z zunanjimi sodelavci neovirano in po načrtu.

Kar precej je tega, kajne? Eden izmed pogojev, da lahko vse te aktivnosti res izvedemo, je ta, da imamo na razpolago dovolj informacij o projektu. Način zbiranja teh informacij je odvisen od tega, kakšno politiko imamo v organizaciji, kakšen je projekt in seveda osebnega pristopa vodje. Lahko redno hodi po projektni organizaciji in se pogovarja s sodelavci, lahko zahteva redna poročila v kakršnikoli papirni ali elektronski obliki, lahko telefonira ali redno obiskuje oddaljenejše dele organizacije V vsakem primeru pa mora imeti redne sestanke: statusne, tehnične in upravljavske. Že ime sestankov pove, kakšna je njihova vsebina.

Statusni se posvečajo stanju na projektu, saj na njih poskrbimo za redne projektne aktivnosti. Poskrbimo, da bodo dobro pripravljeni in ne bodo trajali predolgo. Tehnični sestanki rešujejo tehnološke probleme in preverjajo ponujene rešitve. Teh sestankov je bolj ohlapen in dopušča več priložnosti za debato in predstavitev različnih pogledov in mnenj. Vsekakor pa se moramo nanje pripraviti vsi, ki smo prisotni, da ne bomo po nepotrebnem izgubljali časa na sestanku. Na upravljavskih sestankih se ukvarjamo s stanjem na projektu z višjega nivoja, pregledujemo morebitne težave z urnikom, proračunom in planiramo prihodnost.

Projektni vodja pa mora opravljati tudi svoje redno »pisarniško« delo: priprava tedenskih in ostalih periodičnih poročil, poročil za stranke, dnevno korespondenco in študij.

Naloga projektnega vodje, o kateri še nisem izrecno povedala ničesar, a je implicitno vključena v vse delo je upravljanje povratnih pričakovanj.

Stranki moramo korektno predstaviti trenutno stanje na projektu, pričakovanja, skupaj napišemo jasne zahteve, predstavimo realističen urnik in zgradimo odnos, ki temelji na zaupanju in spoštovanju. Poskrbimo, da višje vodstvo pozna rezultate in točne informacije, predstavimo nove rešitve ali alternative, če je projekt zašel v slepo ulico, poskrbimo, da ni neprijetnih presenečenj, medtem ko predstavljamo pričakovanja, konflikte z viri, srednjeročne in dolgoročne cilje. Svojemu teamu moramo ponuditi usmeritve, vodenje, kredibilnost in prepoznavanje dobrih rezultatov, team pa nam vrača s kakovostnim delom, izvedbo v dogovorjenem času, pripadnostjo in složnim delom.

Vse to lahko projektni vodja doseže tako, da kombinira več različnih vrst delovanja in uporabe moči: formalno, z grožnjo, z nagovarjanjem ali kaznovanjem, z znanjem ali močjo osebnosti Uporaba in kombinacija moči je seveda močno odvisna od stila vodenja in same osebnost vodje. Najučinkovitejši smo, če dosežemo vodenje z vplivom, kjer ni potrebno obremenjevati delovne atmosfere z direktivami in ukazi. To je še posebej primerno za tehnološko specializirane organizacije, kjer so vsi člani projektnega teama zreli in strokovni ljudje.

Prava moč vodje izhaja iz sposobnosti vodje, da sodelavce vzpodbudi k samostojnemu in kvalitetnemu uresničevanju nalog. To pa seveda ni sposobnost ali znanje, ki bi si ga lahko pridobili čez noč ali v zelo kratkem času. Potrebne so izkušnje, ki si jih pridobimo le z delom, za to se nikar ne ustrašite vseh obveznosti, ki ste jih dobili kot projektni vodje.

Dobili ste priložnost, da ustvarite nekaj novega, povežete skupino ali več skupin ljudi v delu za skupni cilj in se sami razvijete.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič

naloge